😫 ¿Te suenan las reuniones largas, aburridas y poco útiles en tu despacho?

¿Reuniones improductivas en tu despacho de administración de fincas? Esto es lo que debes saber

Si alguna vez has estado en una reunión de comunidad o del equipo interno de tu despacho que se alargó demasiado, sin resultados claros y que pudo resolverse con un simple correo, sabes que no todas las reuniones son sinónimo de productividad. De hecho, según una encuesta de la Harvard Business Review, el 71 % de los gerentes sénior considera que las reuniones suelen ser improductivas e ineficientes.

Las reuniones son parte fundamental de la gestión profesional, especialmente en un entorno como el de la administración de fincas, donde la comunicación con vecinos, juntas directivas y equipos internos es constante. Pero, con tantos tipos de reuniones posibles (con comunidades, técnicos, propietarios, juntas…), es vital distinguir entre las que realmente aportan valor y las que no.

Consultamos con expertos en productividad y liderazgo para identificar cuáles son las reuniones que más benefician a un despacho de administración de fincas y cuáles deberías evitar para no perder tiempo (ni el tuyo ni el de tus clientes).

Reuniones necesarias en la administración de fincas

1. Reuniones de incorporación de nuevo personal

Cuando alguien nuevo se une al equipo del despacho, es crucial que entienda la dinámica interna, las herramientas que se usan (programas de gestión, bases de datos, etc.) y las comunidades que gestionará. Reuniones bien estructuradas de incorporación generan confianza, reducen errores y facilitan una transición más fluida.

Incluye:

• Sesiones individuales con responsables clave del despacho.

• Reunión informal con el equipo para presentaciones.

• Formación práctica sobre herramientas específicas.

• Información básica sobre procedimientos y normativas internas.

2. Reuniones de lluvia de ideas para resolución de incidencias complejas

Hay problemas de comunidad que no tienen soluciones simples (conflictos vecinales, problemas estructurales, morosidad reiterada). Estas reuniones fomentan soluciones creativas entre el equipo, abordando el problema desde varios enfoques.

Clave: Separar esta sesión del momento de decisión final. Aquí se trata de generar ideas, no de juzgarlas.

3. Reuniones de lanzamiento de nueva comunidad

Cada vez que un despacho comienza a gestionar una nueva comunidad, es fundamental una reunión interna para alinear al equipo: entender sus necesidades, revisar el histórico, roles asignados y plazos de actuación.

4. Reuniones de cierre y evaluación post-junta

Después de una Junta de Propietarios, una reunión interna para revisar cómo fue la gestión, qué acuerdos se tomaron, qué incidencias surgieron y cómo mejorar la siguiente, es oro puro para la mejora continua.

5. Reuniones presupuestarias con el equipo

Antes de presentar presupuestos de proveedores a comunidades, es útil revisar internamente las opciones, comparar propuestas, definir márgenes de actuación y resolver dudas sobre cláusulas o condiciones.

Reuniones que deberías evitar

1. Reuniones de seguimiento general sin novedad

No necesitas reunir al equipo cada semana si no hay novedades. Usa herramientas digitales para actualizaciones periódicas: Trello, Asana o simplemente correos internos bien estructurados.

2. Reuniones sin orden del día

Si no está claro qué se va a tratar o qué se espera lograr, mejor no convocar. Un orden del día previo (aunque sea breve) es imprescindible para que todos lleguen preparados.

3. Reuniones presenciales como norma

No todas las reuniones deben ser cara a cara. Las videollamadas, sobre todo en equipos híbridos o con empleados remotos, ahorran tiempo y son igual de efectivas si se estructuran bien.

¿Cómo hacer que tus reuniones realmente funcionen?

1. Define un orden del día claro y envíalo con antelación.

2. Establece el objetivo concreto de la reunión: toma de decisiones, generación de ideas, validación de presupuestos, etc.

3. Elige el canal adecuado: presencial solo cuando sea necesario. Prioriza lo virtual para ganar agilidad.

4. Comparte las conclusiones por escrito: define responsables, tareas y fechas de entrega específicas.

En un despacho de administración de fincas, las reuniones no deben ser un hábito automático. Con planificación, objetivos claros y el uso correcto de las herramientas digitales, puedes transformar tus reuniones en motores de productividad real.